BILL PREPARATION IN BiMS

Role : DDO ല്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്ത ശേഷം ഇടതുവശത്തെ മെനുവില്‍ Allotment മെനുവില്‍ വരിക View Allotment ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അലോട്‌മെന്റ് സെര്‍ച്ച് ചെയ്യാം. Financial Year, DDO Code ഇവ ശരിയാണെന്നു ഉറപ്പു വരുത്തിയ ശേഷം List എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അലോട്‌മെന്റ് ആയി ലഭിച്ച തുക കാണാന്‍ കഴിയും.ഇവിടെ രണ്ട്  Allotment കാണാം ഒന്ന്‍ :MDM- Cooking Charge Central Share ,മറ്റൊന്ന് MDM- Cooking Expense State Share.

അതില്‍ Allotted Amount നീലനിറത്തില്‍ കാണുന്നുണ്ടാകും. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ GO നമ്പര്‍, GO തീയതി, ഓര്‍ഡര്‍ നമ്പര്‍, തുക, അലോക്കേഷന്‍ തീയതി എന്നിവ കാണാന്‍ കഴിയും. ഇവ മറ്റൊരിടത്ത് Enter ചെയ്തു കൊടുക്കേണ്ടതു കൊണ്ട്, ഇവ എഴുതിവെക്കുക.

തുടര്‍ന്ന് ബില്‍ മെനുവില്‍ നിന്നും ബില്‍ എന്‍ട്രിയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Nature of Claim, Detailed Head എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടര്‍ന്ന് SCO, Expenditure Head of Account, Type of Bill-Advance  എന്നിവ നല്‍കുക. ഇതോടെ SCO (Sub controlling Officer) Deputy Director of Fisheries ആയും Expenditure Head of Account ഉം തനിയേ  ആക്ടീവായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അഡ്വാന്‍സ്‌ തുകയായതിനാല്‍ Type of Bill എന്നത് Advance എന്ന് നല്‍കി Save ചെയ്യുക.ഇനി Settlement ആയി നല്‍കണമെങ്കില്‍ അതുമാവാം അപ്പോള്‍ മുഴുവന്‍ തുകയും പിന്‍ വലിക്കണം (Contact Concerned Treasury )

ഉടന്‍ ചുവടെ Claim Details എന്റര്‍ ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടും. ഇവിടെ From Date, To Date, Description(MDM- Cooking Charge Central Share / MDM- Cooking Expense State Share) Sanction Order No, Sanction Order Date, Amount, Upload എന്നിവയുണ്ടാകും. ഈ വിവരങ്ങള്‍ Allotted Amount എന്ന ഘട്ടത്തില്‍ വച്ച് എഴുതി വച്ചിട്ടുള്ളവയാണ്.അനുവദിച്ച തുക മുഴുവനായി പിന്‍ വലിക്കാന്‍ കഴിയില്ല ,മുകളില്‍ നല്‍കിയിട്ടുള്ള നിര്‍ദേശം നോക്കുക  ,

അതിനാല്‍ From To , Description  Sanction Order No. Sanction Order Date Amount 

എന്നിവ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക .

തുടര്‍ന്ന് വന്ന വിന്‍ഡോ Deduction Details ഇത് ബാധകമല്ലാത്തതിനാല്‍ Skip ചെയ്യുക .

തുടര്‍ന്ന് Beneficiary Details  എന്ന ഓപ്ഷന്‍ കാണാം ,ഇവിടെ Add Manually എന്നോ File Upload എന്ന ബട്ടണോ ഉപയോഗിക്കാം File Uploadല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ Download sample csv file എന്ന ഓപ്ഷന്‍ വഴി CSV ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് അതില്‍ Beneficiary Detailsനല്‍കി Browseചെയ്ത്  സബ്മിറ്റ്ചെയ്യാം അലെങ്കില്‍ Add Manually  എന്നത് ഉപയോഗിക്കാം .

ഇവിടെ Name, Party's/ DDO's Mob No. Credit To, IFS Code, Account No, Amount, Purpose  ( MDM- Cooking Charge) Beneficiary Id ( 1 ) എന്നിവ കൃത്യമായ്‌ നല്‍കുക  (ഏത് അക്കൗണ്ടിലേക്കാണ് നമുക്ക് പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്നു ചേര്‍ക്കാനുള്ള ഓപ്ഷനാണ് Beneficiary Details .ഈ ഭാഗം  കാണാന്‍ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കില്‍ അതിനര്‍ത്ഥം മുകളില്‍ ഉള്ള Claim details, Deduction details എന്നീ ഘട്ടങ്ങളില്‍ എവിടെ വച്ചോ പൂര്‍ത്തിയാക്കാതെ കൃത്യമായ രീതിയില്‍ സേവ് ചെയ്തിട്ടില്ലെന്നാണ്. എങ്കില്‍ Bill-Edit Bill ല്‍ ചെന്ന് ഈ പേജിലേക്ക് വീണ്ടും വരാം. ഇവിടെ Deduction details എന്റര്‍ ചെയ്ത ശേഷമോ ഒന്നും എന്റര്‍ ചെയ്യാനില്ലെങ്കില്‍ സ്കിപ് ചെയ്ത ശേഷമോ Beneficiary details ലേക്ക് എത്താം. ഈ ഭാഗം ദൃശ്യമാകുമ്പോള്‍ അതില്‍ അനുവദിച്ച പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള ബെനിഫിഷ്യറി അക്കൗണ്ട് ചേര്‍ക്കുകയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്.ഡിഡിഒയുടെ അഥവാ അക്കൗണ്ട് ഉടമയുടെ പേര്, ഡി.ഡി.ഒയുടെ അല്ലെങ്കില്‍ ആര്‍ക്കാണോ പണം ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് അവരുടെ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍, ബാങ്കിന്റെ പേര്, ഐ.എഫ്.എസ്.സി കോഡ്. അക്കൗണ്ട് നമ്പര്‍, തുക, എന്ത് ആവശ്യത്തിലേക്ക് എന്നിവ കൃത്യമായി നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക)

ഇതോടെ ബില്‍ പ്രിപ്പറേഷന്‍ കഴിഞ്ഞു.തുടര്‍ന്ന് Send to approval നല്‍കുക.

അതിനായി തുടര്‍ന്ന് വന്ന ഭാഗത്ത്‌ Save ,Close ,Print PDF,Print Beneficiary List എന്നീ ബട്ടണുകള്‍ കാണാം  Print PDF എന്ന മെനുവില്‍  നമ്മള്‍ ചെയ്ത ബില്‍ കാണാം ഇതു ഡ്രാഫ്റ്റ്‌ ആയിരിക്കും (ബില്‍ പരിശോധിക്കാന്‍ മാത്രം )
Print Beneficiary List എന്ന മെനുവില്‍ നമ്മള്‍ നല്‍കിയ Beneficiaryവിവരങ്ങള്‍ അറിയാം . Save എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ Send to Approval എന്ന ബട്ടണ്‍ കാണാം ,ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്‍ അപ്പ്രുവലിന് നല്‍കാം.

ഇനി Role - DDO Admin ല്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്യുക , ഇടത്  വശത്തെ മെനുവില്‍ നിന്നും Approval എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക താഴേക്ക്‌ വന്ന ഡ്രോപ്പ് ഡൌണ്‍ മെനുവിലെ Bill Approve ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക ഇവിടെ ബില്‍ വിവരങ്ങള്‍ കാണാം GO എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക .

തുടര്‍ന്ന് വന്ന പേജിന്‍റെ അവസാന ഭാഗത്ത്‌  Approve Bill/ Reject Bill എന്നി രണ്ട് ബബിള്‍ കാണാം അതില്‍ Approve Bill എന്നത് ആക്റ്റീവ് ചെയ്യുക (ഒരു കാര്യം ഓര്‍ക്കുക DSC (Digital Signature Certificates) Systemത്തില്‍ Connect ചെയ്തിരിക്കണം ) തുടര്‍ന്ന് Sign and Save ല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക Do you want to continue with the signing process?  എന്ന മെസ്സേജ് കാണാം Sign നല്‍കുക .
സൈന്‍ ഇന്‍ പൂര്‍ത്തിയായതിനു ശേഷം (Approve ചെയ്തതിനു ശേഷം ബില്‍ Print എടുക്കുക . ഇല്ലെങ്കില്‍ ലഭിക്കുന്നത് Draft ബില്ലായിരിക്കും.) ഇടത്  വശത്തെ മെനുവില്‍ നിന്നും Bill എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക  താഴേക്ക്‌ വന്ന ഡ്രോപ്പ് ഡൌണ്‍ മെനുവിലെ Bill E Submit വഴി ട്രഷറിയിലേക്ക് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം. അതിനായി വലതു  വശത്തെ e-submit എന്ന ബട്ടണ്‍ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. (കടപ്പാട് )